Fra skuffe til styring: Københavns Kommune forlænger livet for 26.000 computere

Hvad handler det om?

Københavns Kommune arbejder målrettet på at reducere sit klimaaftryk inden for IT-området som led i deres klimaplan. Med ca. 26.000 administrative computere i drift har kommunen identificeret et stort potentiale for både økonomiske og miljømæssige gevinster ved at forlænge udstyrets levetid.

Samtidig har kommunen stået over for udfordringer med effektiv håndtering af udtjente computere og reduktion af spild.

Dette initiativ er en central del af kommunens strategi for at opfylde de kommende mål i klimplanen for 2035, som indeholder specifikke krav til CO2-reduktion. Levetidsforlængelse af computere er derfor blevet en nøgleindsats i arbejdet med at integrere bæredygtighed i IT-driften.

Løsningen

Københavns Kommune har etableret et effektivt 'asset management-system', der giver et digitalt overblik over hardware, herunder placeringen af de administrative  computere og deres indkøbsdato. Enheden Koncern IT har implementeret en abonnementsordning, der skaber økonomiske incitamenter for afdelingerne til at returnere brugt IT-udstyr.

Når en computer returneres, vurderes det, om den opfylder de funktionskrav, som Koncern IT har fastsat for at sikre, at den lever op til medarbejdernes forventninger til ydeevne. Hvis en computer ikke længere opfylder kravene, repareres eller opgraderes den – fx med nye batterier eller RAM – hvorefter den sendes tilbage i brug. For at lette returneringen af brugt udstyr er der opstillet drop-off-stationer på forskellige arbejdspladser i kommunen, og der er etableret et internt system til indsamling og håndtering af udstyret.

Et vigtigt element i løsningen har været at stille strenge krav til leverandører vedrørende produktion, transport og bortskaffelse af computere. Alle nye computere købes gennem SKI-aftaler, hvilket sikrer, at de lever op til krav om blandt andet TCO-certificering (en international miljø- og bæredygtighedscertificering for IT-udstyr), mulighed for reparation og genanvendelse samt energieffektivitet.

Kommunen har optimeret logistikken ved kun at bestille computere en til to gange om året og har krævet, at bestillingerne leveres samlet med el-lastbiler og i specialdesignede kasser for at minimere emballageforbrug.

Kommunen samarbejder med den eksterne virksomhed Tier1Asset, som håndterer udtjente computere. Virksomheden sikrer datasletning og genanvendelse i overensstemmelse med de højeste miljø- og sikkerhedsstandarder, herunder R2V3-certificering og ISO-standarder.

Resultater

Ved at centralisere IT-håndteringen har kommunen reduceret tab af computere og forlænget deres levetid, hvilket har sænket udgifterne til nyindkøb. Den centraliserede proces og den systematiske tilgang til 'asset management' har medført, at færre computere går tabt eller efterlades ubrugte. Dette har mulig en forlængelse af levetiden for kommunens computere fra gennemsnitligt fire til seks år og dermed reduceret behovet for indkøb af nye computere.

Samtidig har samarbejdet med Tier1Asset givet mulighed for at videresælge brugte computere til andre markeder, hvilket genererer en årlig indtægt på ca. 800.000 kr.

Miljømæssigt har kommunen opnået betydelige klimagevinster ved at reducere indkøb af nye computere og sikre korrekt bortskaffelse af udslidt udstyr. Gennem CO2 rapportering fra Tier1Asset kan kommunen dokumentere, hvor meget CO2 der er reduceret ved genanvendelse og videresalg af computere.

Vigtige elementer

• Processen har krævet oprettelse af et robust system for 'asset management', der giver kommunen et fuldt overblik over deres hardware. Dette inkluderer et IT system til registrering og sporing af computere gennem hele deres livscyklus. Kommunen har ansat egne teknikere, der kan reparere og opgradere computere, hvilket muliggør hurtig og effektiv recirkulering af enheder.
• Samarbejdet med Tier1Asset har været en nøglefaktor i løsningen. Virksomheden håndterer ikke kun bortskaffelse, men stiller også detaljerede CO2-rapporter til rådighed for kommunen. Internt har det krævet en kulturændring og tilpasning af arbejdsgange for at sikre, at medarbejdere afleverer deres gamle computere tilbage til Koncern IT i stedet for at lade dem forblive ubrugte.
• Københavns Kommune overvejer nu at anvende samme tilgang til levetidsforlængelse på andre typer IT-udstyr som telefoner og tablets.

Erfaringer og læring

Københavns Kommune har erfaret, at centralisering af IT-udstyr giver større kontrol og bedre muligheder for at implementere bæredygtige løsninger. Ved at samle ansvaret ét sted er det blevet lettere at arbejde strategisk med genanvendelse og reparation af udstyr. Kommunen har også erfaret, vigtigheden af at stille krav til leverandører i SKI-aftaler om bæredygtighed, herunder vedrørende produktion, transport og genanvendelse af computere.

De største barrierer for aflevering af udstyr har været en kombination af praktiske udfordringer, manglende motivation og en tidligere kultur uden fokus på styring og genbrug. Flere medarbejdere oplevede procedurerne som besværlige og tidskrævende, særligt fordi der manglede nem adgang til drop-off-stationer. Det har derfor krævet klare incitamenter, såsom økonomiske konsekvenser i form af bøder, hvis strømforsyninger eller andet udstyr ikke blev afleveret korrekt. Kommunen har lært, at tydelig kommunikation og konsekvente procedurer er nødvendige for at skabe en effektiv proces.