Danmark har stort potentiale for at øge innovationseffekten af de 400 mia. kr., der årligt bruges på offentlige indkøb.
Derfor samler CO-PI's skaleringsprocesser flere offentlige organisationer om én fælles udfordring – fra fælles behovsudforskning til fælles hensigtserklæring.
På den måde bliver det mere attraktivt for markedet at udvikle de nye løsninger, der er behov for.
Dyk ned i de enkelte faser og læs mere om processen:
Fokus på behov og skala
CO-PI's skaleringsprocesser hviler på to afgørende faktorer: skærpet behovsafklaring og øget volumen blandt indkøbere.
- En grundig behovsafklaring, hvor man investerer tid og faglig ekspertise i ejerskab, kortlægning og beskrivelse, sikrer, at processerne baseres på reelle innovationsbehov
- Særligt faserne med matchmaking mellem offentlige indkøbere, leverandørkonferencer og udarbejdelsen af fælles hensigtserklæringer bidrager til at skabe skala og dermed øge volumen i det offentlige udbud/indkøb.
Det siger deltagerne:
"Vi er rigtigt glade for at kunne få et samarbejde med CO-PI i det her, fordi det er et spørgsmål om at identificere barrierer og finde ud af, hvordan man får dem nedbrudt hurtigt. Vi ved jo godt, hvordan man skal gøre det, men det er en meget stor opgave."
"Langt hen ad vejen kan vi ikke løfte det alene. Vi render en pande mod en mur relativt ofte i vores bestræbelser og er pinligt klar over, at vi er nødt til at have nogle andre med os. Det er her, CO-PI har sin berettigelse – at få alle til at tale sammen i samme øjenhøjde og se, om man ved fælles hjælp kan skubbe agendaen videre."
Faser i skaleringsprocessen:
1. Innovationsbehov hos offentlig indkøber
En offentlig aktør oplever et problem, der ikke umiddelbart kan findes løsninger på. Det kalder vi en behovsejer.
Behovsejeren er interesseret i, hvordan det private marked kan bidrage til at løse problemet med løsninger, som måske ikke findes endnu. Behovsejeren og CO-PI indleder en skaleringsproces.
Resultat af denne fase:
- ✔ CO-PI og behovsejeren laver en fælles indkredsning af problemfeltet.
- ✔ CO-PI og behovsejeren laver en forventningsafstemning om samarbejde og indledende ansvars- og opgavefordeling i en skaleringsproces.
- ✔ Der sikres tilsagn og opbakning fra behovsejerens politiske og administrative ledelse.
- ✔ CO-PI offentliggør en kort problembeskrivelse og pressemeddelelse, der markerer startskuddet på skaleringsprocessen og lægger fundamentet for matchmaking med flere offentlige aktører, der også oplever problemet.
Hvad indebærer det at være offentlig behovsejer i denne fase?
- Den første behovsejer skal være klar til at gå forrest i processen med en ambition om at handle på baggrund af skaleringsprocessens resultater – fx efterspørge nye løsninger i fremtidige indkøb.
- I hele ledelseskæden skal der være opbakning til, at forståelsen af problemet udforskes og udvikles på tværs af flere offentlige organisationer. Det er fællestræk i problemstillingen, der bliver udgangspunktet for markedsdialog og udvikling, indkøb og implementering af nye løsninger.
- En skaleringsproces er en innovationsproces, der ikke er lineær. I praksis foregår flere af faserne i processen samtidig, og i takt med, at man udvikler en anden forståelse af problemet, kan det være nødvendigt at genbesøge dele af processen, der synes afsluttede. Derfor skal behovsejeren være afklaret med, at det er en langsigtet proces, og der skal være plads til, at man bliver klogere undervejs.
- Behovsejeren skal afstemme forventninger og ressourcer med relevante områder og afdelinger i egen organisation, fx centrale stabe, fagområder tæt på problemet og indkøbsafdelingen.
- Der skal afsættes tid til, at relevante medarbejdere indgår i skaleringsprocesarbejdet, og behovsejeren skal
være indstillet på, at der skal prioriteres budget til senere indkøb af de udviklede løsninger.
Sådan understøtter CO-PI arbejdet:
- Faciliterer at problemstillingen kvalificeres fra den første umiddelbare forståelse til en problemstilling, der egner sig til en skaleringsproces. Det vil sige, at den er relevant for flere offentlige aktører, og at det er relevant for markedet at byde ind med nye løsninger.
- Indleder dialog med behovsejer om, hvordan en innovationsproces kan føre til et innovativt indkøb.
- Understøtter, at problemstilling og potentialer for at finde løsninger forankres på topledelsesniveau.
- Gennemfører screening af interessenter og værdikæde.
- Bistår i endelig vurdering af, om problemet kan løses i en fællesoffentlig skaleringsproces og om forankringen er stærk nok til, at processen kan gennemføres.
- Udfærdiger kort problembeskrivelse og udsender pressemeddelelse.
Værktøjer til denne fase
🔧 Værktøj til planlægning: version til print | digital version
🔧 Værktøj til ledelsesforankring: version til print | digital version
2. Matchmaking offentlige indkøbere
Der rækkes ud til andre offentlige aktører, der også er ramt af problemstillingen.
Det gør vi for at sætte gang i en matchmaking, hvor flere offentlige behovsejere opnår en bredere forståelse af problemet sammen – og sammen kan skabe skala i efterspørgslen hos markedet.
Resultat af denne fase:
- ✔ Flere behovsejere tilslutter sig processen.
- ✔ Den øgede tilslutning af behovsejere skaber større skala i efterspørgslen, der kan øge incitament i markedet til at udvikle nye løsninger.
- ✔ Der sikres tilsagn og opbakning fra behovsejernes politiske og administrative ledelse.
Hvad indebærer det at være ny offentlig behovsejer i denne fase?
- Nye behovsejere skal være klar til at indgå i processen med en ambition om at handle på baggrund af skaleringsprocessens resultater - fx efterspørge nye løsninger i fremtidige indkøb.
- I hele ledelseskæden hos nye behovsejere skal der være opbakning til, at forståelsen af problemet udforskes og udvikles på tværs af flere offentlige organisationer. Det er fællestræk i problemet, der bliver udgangspunktet for markedsdialog og udvikling, indkøb og implementering af nye løsninger.
- En skaleringsproces er en innovationsproces, der ikke er lineær. I praksis foregår flere af faserne i processen samtidig, og i takt med, at man udvikler en anden forståelse af problemet, kan det være nødvendigt at genbesøge dele af processen, der synes afsluttede. Derfor skal behovsejerne være afklaret med, at det er en langsigtet proces, og der skal være plads til, at man bliver klogere undervejs.
- Nye behovsejere skal afstemme forventninger og ressourcer med relevante områder og afdelinger, fx centrale stabe, fagområder tæt på problemet og indkøbsafdeling i egen organisation.
- Der skal afsættes tid til, at relevante medarbejdere indgår i skaleringsprocesarbejdet, og nye behovsejere skal være indstillede på, at der skal prioriteres budget til senere indkøb af de udviklede løsninger.
- Den første behovsejer og andre tidlige behovsejere skal være indstillet på, at det tager tid at bringe nye behovsejere med ombord.
Sådan understøtter CO-PI arbejdet:
- Inviterer til og afvikler et arrangement, hvor de(n) første behovsejer(e) sammen med CO-PI formidler problemet, skaleringsprocessen og innovative offentlige indkøb som greb til potentielle nye behovsejere og andre interesserede.
- Afholder møder og taler med offentlige aktører om, hvad deltagelse i skaleringsprocessen indebærer.
- Faciliterer den organisering af samarbejdet på tværs af behovsejere, der er afgørende for at lykkes, herunder forventningsafstemning om ressourceforbrug.
- Producerer kommunikation målrettet relevante offentlige aktører med henblik på at få flere behovsejere med i skaleringsprocessen.
Værktøjer til denne fase
🔧 Værktøj til ledelsesforankring: version til print | digital version
3. Behovsudforskning
Vi udforsker problemfeltet, så behovsejerne i fællesskab opnår en mere nuanceret forståelse – og begynder at danne sig billeder af, hvad de fælles behov er.
Resultat af denne fase:
- ✔ Behovsejerne får en dybere og bredere viden om problemfeltet – både bøvl og praksis i egen og andre behovsejeres organisationer og eksisterende viden på området.
- ✔ Behovsejerne nærmer sig på baggrund af udforskningen af problemet en fælles forståelse af behov.
- ✔ Behovsejerne er efter behovsudforskningen klar til dialog med markedet om den fælles foreløbige forståelse af behov.
Hvad indebærer det at være offentlige behovsejere i denne fase?
- Behovsejerne skal være klar til at afsætte ressourcer til at skaffe og levere lokal viden, erfaringer og data om praksis til den fælles pulje. Herunder være villig til at dele ud af både det, der virker, og det der bøvler, så der tegnes et billede af, hvordan nuværende praksis reelt er.
- Behovsejerne skal være med til at forberede samt deltage i workshops og møder, hvor viden deles og gøres fælles – og være villig til at kvalificere ny og eksisterende viden.
- En behovsudforskning kræver, at man er åben for de indsigter, der samles ind. Behovsejerne skal derfor være klar til at se på sin egen praksis gennem nye briller i takt med, at nuancer og kompleksitet i problemfeltet på tværs af behovsejere tydeliggøres.
- Behovsejerne skal have tiltro til, at investeringen af tid og ressourcer i den fælles behovsudforskning giver et bedre fælles grundlag for markedsdialog og dermed baner vejen for reelt nye løsninger, der bedre kan løse op for problemerne.
Sådan understøtter CO-PI arbejdet:
- Understøtter og faciliterer udforskningen af problemfeltet med en opmærksomhed på fælles barrierer på området, fx i forhold til lovgivning eller finansieringsmuligheder. Der er forskellige måder at udforske problemfeltet på, fx:
-
- udføre feltarbejde for at skabe indsigt i nuværende praksis i hele værdikæden
indsamle data og statistik (fx fra fag- eller økonomisystemer)
opsøge viden fra forskning og litteratur om området
kortlægge værdikæden omkring problemstillingen
påbegynde potentialeberegning, der vurderer eventuelle gevinster og udbytte ved fremtidige mulige
løsninger.
- udføre feltarbejde for at skabe indsigt i nuværende praksis i hele værdikæden
- Understøtter at udforskningen af problemfeltet kan samles i fælles behov, som der er ejerskab til blandt behovsejere. Ved at samles om fælles behov frem for løsninger giver man plads til, at markedet kan byde ind med nye løsninger.Behovsudforskningen skal være specifik nok til, at markedets viden kan komme i spil i næste fase, men ikke så specifik, at den begrænser innovationsrummet for nye løsninger.
Værktøjer til denne fase
🔧 Værktøj til behovsudforskning: version til print | digital version
🔧 Værktøj til ledelsesforankring: version til print | digital version
4. Markedsdialog
Markedsdialoger gennemføres med udgangspunkt i behovsudforskningen. Vi undersøger, hvilke løsninger markedet kan tilbyde i dag og i morgen.
Samtidig får markedets aktører større indblik i behovene.
Resultat af denne fase:
- ✔ Behovsejerne får en afklaring af markedets interesse for problemfeltet, overblik over nuværende løsningsmodeller, og der åbnes op for nye udviklings- og samarbejdsmuligheder.
- ✔ Der opnås øget fælles forståelse på tværs af behovsejere og markedets aktører af barrierer og muligheder i forhold til problemfeltet.
- ✔ Relationer blandt offentlige og private deltagere i markedsdialog etableres eller udbygges.
- ✔ Markedets innovationskraft mobiliseres.
Hvad indebærer det at være offentlige behovsejere i denne fase?
- Behovsejerne skal være klar til at invitere eget netværk til fælles markedsdialog, herunder at række ud til egne netværk af leverandører.
- Behovsejerne skal deltage i markedsdialoger ved at indgå aktivt i dialog med private leverandører og offentlige aktører om behovene. De skal formidle deres behov med afsæt i den fælles behovsudforskning: Hvordan opleves problemstillingerne? Hvad er konteksten for behovene? Hvilken organisatorisk dagligdag indgår behovene i?
- Målet med skaleringsprocessen er indkøb af nye løsninger. Derfor skal behovsejerne indgå i dialog om mulige kriterier og prioriteringer, der kan komme til at sætte retning for kommende løsninger, der søges indkøbt.
- Behovsejerne skal være villig til at dele ud af de forhold i egen organisation, der ikke fungerer som ønsket. Det kan være her, det største innovationspotentiale er, og her, markedet tilbydes en ny forståelse af muligheder og behov.
Sådan understøtter CO-PI arbejdet:
- Arrangerer og faciliterer en eller flere markedsdialoger. Der er tale om en tidlig og mere innovationsorienteret markedsdialog end de markedsdialoger, som typisk afholdes umiddelbart før en udbudsproces. Markedsdialogerne består typisk af mindst en leverandørkonference og flere 1:1-møder mellem interesserede private aktører og behovsejere.
- Opsamler og formidler viden til anvendelse i de kommende faser.
- Arbejder – gennem en proaktiv kommunikationsindsats – på, at relevante markedsaktører bliver opmærksomme på og får mulighed for at deltage i markedsdialoger. Materialer og indhold gøres let tilgængelige efter arrangementets afvikling.
Værktøjer til denne fase
🔧 Værktøj til markedsdialog: version til print | digital version
🔧 Værktøj til ledelsesforankring: version til print | digital version
5. Behovsformidling
Behov indsnævres og fastholdes med udgangspunkt i indsigter fra markedsdialogerne om, hvad der kan lade sig gøre eller kan udvikles i markedet.
Vi udarbejder en fælles behovsformidling, der danner afsæt for, at flere behovsejere kan efterspørge de nye løsninger.
Resultat af denne fase:
- ✔ CO-PI og behovsejerne udarbejder en fælles behovsformidling på tværs af organisationerne. Behovsformidlingen kan bestå af beskrivelser, produkter eller værktøjer.
- ✔ Den fælles behovsformidling danner grundlag for hensigtserklæring, indkøb og implementering.
Hvad indebærer det at være offentlige behovsejere i denne fase?
- Behovsejerne skal medvirke til at bearbejde indsigter fra markedsdialogen, så markedets begrænsninger og muligheder giver behovsejerne en mere præcis forståelse af innovationsrummet for nye løsninger.
- Være med til at etablere og anvende et fælles sprog om behovet, så behovsejerne fx anvender de samme
begreber og standarder. - Behovsejerne skal være klar til at diskutere og kvalificere skriftlige og grafiske fremstillinger af den fælles
behovsformidling samt deltage i workshops og møder. - En fælles behovsformidling kræver valg og fravalg. Behovsejerne skal derfor være med til at indsnævre behovet med fokus på det fælles, der vil kunne løses sammen med markedet. Der kan nu ’sættes punktummer i stedet for spørgsmålstegn’.
- Behovsejerne skal sikre, at indsigter forankres hos relevante aktører i egen organisation.
Sådan understøtter CO-PI arbejdet:
- Afklarer sammen med behovsejerne, om behovet er tilstrækkeligt belyst til at kunne handle, og tilvejebringer eventuelt yderligere viden.
- Faciliterer konkretiseringen af den fælles behovsformidling. Det sker fx gennem workshops og bilaterale møder med behovsejere og eventuel inddragelse af markedets aktører.
- Fastholder og understøtter den fælles forståelse i skriftlige og grafiske fremstillinger. Behovsformidlingen kan have flere formater og indebærer også, at man opbygger et fælles sprog om behovet.
- Færdiggør og formidler en eventuel potentialeberegning, der vurderer mulige gevinster og udbytte ved fremtidige løsninger.
- Kommunikerer indsigter fra skaleringsprocessen via tilgængelige kanaler, bl.a. med henblik på at flere offentlige behovsejere kan tilslutte sig, så der skabes endnu større skala i den offentlige efterspørgsel.
Værktøjer til denne fase
🔧 Værktøj til ledelsesforankring: version til print | digital version
6. Den fælles hensigtserklæring
De offentlige behovsejere formulerer og offentliggør en fælles hensigtserklæring, der tydeliggør, at flere offentlige aktører vil indkøbe nye løsninger.
Hensigtserklæringen sender et signal til markedet om, at der er skala nok i efterspørgslen til, at det kan betale sig for leverandørerne at udvikle nye løsninger.
Resultat af denne fase:
- ✔ Behovsejerne underskriver en fælles hensigtserklæring om efterspørgsel af nye løsninger. Hensigtserklæringen skal have et ambitionsniveau, som både kan drive en udvikling i markedet og bakkes op af mange behovsejere.
- ✔ Der skabes momentum og sendes et signal til markedet om, at der er handling fra mange offentlige aktører på vej.
Hvad indebærer det at være offentlige behovsejere i denne fase?
- Behovsejerne skal træffe beslutning om at tilslutte sig hensigtserklæringen og tage ansvar for at realisere ambitionerne i den. De skal også bidrage til bearbejdningen af ordlyden i hensigtserklæringen, så den rette balance mellem behovsejernes individuelle behov og det fælles signal til markedets opnås.
- Behovsejerne skal bidrage til, kommunikere om og deltage i lanceringen – også med topledelser, der underskriver hensigtserklæringen på dagen.
- En hensigtserklæring skal operationaliseres for at få liv og føre til nye indkøb. Behovsejerne skal derfor sørge for at forankre hensigterne i egne organisationer, både opad i organisationen til administrative og politisk topledelse og på tværs i forhold til fx fagforvaltninger, herunder indkøb, it, jura mv.
- Behovsejerne skal forberede indkøb på baggrund af hensigtserklæringen, budgettere med indkøb og gennemføre evt. udbud, når markedet har nye løsninger klar.
Sådan understøtter CO-PI arbejdet:
- Udarbejder forslag til ordlyd i den fælles hensigtserklæring med afsæt i skaleringsprocessen indtil nu. Udkastet bearbejdes via individuelle og fælles dialoger med behovsejere, indtil den rette balance mellem behovsejernes individuelle behov og det fælles signal til markedet er opnået.
- Understøtter at topledelser i behovsejernes organisationer tilslutter sig hensigtserklæringen. Der er særlig opmærksomhed på at understøtte den politiske forankring.
- Indgår i dialog med behovsejerne om anvendelse og omsætning af hensigtserklæringen i praksis i egne organisationer.
- Forbereder og afvikler et arrangement med deltagelse af behovsejere, relevante private aktører og øvrige interesserede, hvor hensigtserklæringen lanceres og underskrives. Ved at samle mange aktører om lanceringen og bringe skaleringsprocessens indsigter og produkter i spil, skabes der momentum, der inviterer flere aktører til at handle.
- Gennemfører en kommunikationsindsats, der understøtter momentum ved både at kommunikere om lanceringsarrangementet og om hensigtserklæringens betydning for efterspørgslen til markedet og i behovsejernes organisationer.
Værktøjer til denne fase
🔧 Værktøj til ledelsesforankring: version til print | digital version
Indkøb og udbud
Skaleringsprocessen beskriver processen forud for den egentlige udbuds- og/eller indkøbsprocedure og har til formål at:
- tage en tidlig dialog med markedet,
- signalere, at der er en væsentlig volumen bag de krav og ønsker, der vil blive stillet i fremtiden
- samt sikre, at behovene fra de offentlige indkøbsorganisationer så vidt muligt formuleres på samme måde.
Alt sammen for at skabe det størst mulige innovationsrum.
Skaleringen sigter ikke på ét, stort fælles udbud, men på et fælles erklæret løfte om i fremtiden fx at ville stille nye typer krav.
Skaleringsprocesserne er initieret, faciliteret og drevet af CO-PI, der ikke alene bringer de offentlige aktører sammen, men også inddrager andre projekt, skalerings- og videnspartnere samt private aktører undervejs i processen.
Har du brug for hjælp eller sparring?
CO-PI er klar til at hjælpe dig med dit innovationsarbejde, fx i form af sparring og oplæg. Kontakt os, så vender vi retur hurtigst muligt.
OBS: CO-PI bistår ikke med markedsføringen af bestemte løsninger, fx ved at finde kunderne til konkrete virksomheders produkter.
